Zwalnianie zapełnionego miejsca w Gmailu

Gmail nie ma osobnego miejsca: bezpłatne 15 GB dzielą Gmail, Dysk Google i Zdjęcia Google. Gdy się zapełni, Gmail nie przyjmuje nowych wiadomości, a nadawcy otrzymują komunikat o błędzie. Miejsce zwykle szybko odzyskuje się kilkoma poleceniami wyszukiwania i opróżnieniem folderu „Kosz”.

Co wlicza się do 15 GB?

Każde bezpłatne konto Google ma 15 GB miejsca, które dzielą Gmail, Dysk Google i Zdjęcia Google. Zdarza się więc, że Gmail jest prawie nieużywany, a miejsce i tak się kończy, bo zajmują je zdjęcia z telefonu lub stary folder na Dysku. Dlatego porządki zawsze warto zacząć od sprawdzenia, jak rozkłada się zajęte miejsce.

• Gmail: wszystkie wiadomości i załączniki, także zawartość folderów „Spam” i „Kosz”.
• Dysk Google: przesłane pliki (PDF, zdjęcia, filmy, archiwa) oraz pliki Dokumentów, Arkuszy i Prezentacji utworzone lub edytowane po 1 czerwca 2021 r.
• Zdjęcia Google: zdjęcia i filmy zapisane w jakości oryginalnej, a także zapisane po 1 czerwca 2021 r. w jakości „Oszczędzanie miejsca”.
• Kopie zapasowe telefonu: na Androidzie kopia SMS-ów, historii połączeń, ustawień i danych aplikacji, a także kopia WhatsAppa.
• Nie wlicza się: pliki udostępnione przez innych („Udostępnione dla mnie”) obciążają miejsce właściciela, a nie oglądającego, dopóki ktoś nie utworzy ich własnej kopii.

Gdzie widać, ile miejsca zostało?

1. Na komputerze na stronie one.google.com/storage widać zajęte miejsce w podziale na usługi (Gmail, Dysk, Zdjęcia).
2. W Gmailu w przeglądarce krótka informacja o wykorzystanym miejscu pojawia się też na dole lewego menu; kliknięcie jej otwiera tę samą stronę przeglądu.
3. Na telefonie do tego samego miejsca prowadzi opcja zarządzania miejscem lub jego zwalniania w aplikacji Gmail, Dysk lub Zdjęcia.
4. Strona przeglądu podpowiada też rozwiązania: na przykład duże pliki, usunięte elementy i zbędne kopie zapasowe pokazuje w osobnych grupach.

Wyszukiwanie dużych wiadomości i załączników

W Gmailu kilka poleceń wyszukiwania (operatorów) pomaga znaleźć wiadomości, które zajmują najwięcej miejsca. Polecenia wpisuje się w polu wyszukiwania i można je łączyć. Najwięcej miejsca zajmuje zwykle kilka starych wiadomości z dużymi załącznikami, a nie mnóstwo drobnych wiadomości.

• has:attachment larger:10M – wiadomości z załącznikami większymi niż 10 MB. Jeśli wyników jest mało, próg można obniżyć, na przykład larger:5M.
• older_than:2y has:attachment – wiadomości z załącznikami starsze niż dwa lata.
• filename:pdf larger:5M – załączniki PDF większe niż 5 MB; po filename: można wpisać inne rozszerzenie, na przykład mp4 lub zip.
• from:[email protected] – wszystkie wiadomości od danego nadawcy, na przykład od znajomego, który regularnie wysyła duże pliki, albo od biuletynu.
• category:promotions older_than:1y – wiadomości z karty „Oferty” starsze niż rok, które rzadko są jeszcze potrzebne.
• Pole wyboru na górze listy wyników zaznacza wszystkie wyniki; jeśli wyników jest kilka stron, Gmail proponuje też zaznaczenie wszystkich pasujących wiadomości.

Usuwanie krok po kroku

Trwale usuniętych wiadomości nie da się przywrócić. Jeśli jakiś załącznik może się jeszcze przydać, warto wcześniej pobrać go na komputer.

1. Po wyszukaniu zaznaczyć wiadomości do usunięcia polem wyboru na początku wiersza.
2. Kliknąć ikonę „Usuń” (kosz) nad listą. Wiadomości trafią do folderu „Kosz”, gdzie przez 30 dni można je przywrócić, ale nadal zajmują miejsce.
3. W lewym menu otworzyć folder „Kosz” (jeśli go nie widać, znajduje się pod „Więcej”) i opcją „Opróżnij kosz teraz” na górze listy trwale usunąć jego zawartość.
4. W ten sam sposób warto opróżnić folder „Spam”. Gmail robi to sam po 30 dniach, ale przy pełnym miejscu nie warto czekać.
5. Jeśli po pół godzinie miejsce nadal wydaje się pełne, to jeszcze nie błąd: po usunięciu większej ilości danych odświeżenie informacji może potrwać nawet 48–72 godziny.

Gdy miejsca nie zajmuje Gmail

Jeśli na stronie przeglądu największy udział mają Dysk lub Zdjęcia, porządki w Gmailu niewiele dadzą. Wtedy warto przejrzeć:

• Dysk: pozycja „Miejsce na dane” w lewym menu wyświetla pliki według rozmiaru, od największego. Usunięte pliki trafiają do kosza Dysku, który również trzeba opróżnić.
• Zdjęcia: najwięcej miejsca zajmują filmy. Aplikacja Zdjęcia ma własny kosz; usuwanie zwalnia miejsce dopiero po jego opróżnieniu.
• Kopie zapasowe: w części „Kopie zapasowe” strony przeglądu mogą zostać kopie starych, nieużywanych już telefonów; można je usunąć.
• Dane aplikacji: w ustawieniach Dysku, w pozycji „Zarządzaj aplikacjami”, widać, które zewnętrzne aplikacje przechowują na koncie ukryte dane.

Co się dzieje, gdy miejsce się zapełni?

Wiadomości odrzucone z powodu pełnego miejsca nie dotrą same nawet po jego zwolnieniu: nadawca musi wysłać je ponownie. Jeśli oczekiwanej wiadomości brakuje z innego powodu, pozostałe możliwe przyczyny pomoże sprawdzić artykuł Nie przychodzą wiadomości do Gmaila.

Kupowanie dodatkowego miejsca

Jeśli po porządkach miejsca nadal jest za mało, można je powiększyć subskrypcją Google One; większy limit dzielą tak samo Gmail, Dysk i Zdjęcia. Wielkość i cena pakietów mogą się różnić w zależności od kraju, a subskrypcję można w każdej chwili anulować. Po anulowaniu konto wraca do limitu 15 GB: jeśli przechowywane dane zajmują więcej, znów obowiązują zasady dotyczące pełnego miejsca.

Wskazówki, by miejsce znów się nie zapełniło

• Duży plik lepiej wysłać jako link do Dysku zamiast załącznika; plik zajmuje wtedy miejsce tylko raz, a nie osobno w każdej wysłanej wiadomości.
• Warto wypisać się z dawno nieczytanych biuletynów; na górze wiadomości Gmail często oferuje osobną opcję rezygnacji z subskrypcji.
• Raz w roku warto uruchomić wyszukiwanie has:attachment larger:10M.
• W Zdjęciach jakość „Oszczędzanie miejsca” zajmuje mniej miejsca niż jakość oryginalna.
• Jeśli z konta korzysta też ktoś inny (na przykład na rodzinnym tablecie), warto sprawdzić, czy nie zapisuje się tu automatycznie kopia z innego urządzenia.