Volle Gmail-opslag vrijmaken

Gmail heeft geen eigen opslagruimte: de gratis 15 GB wordt gedeeld door Gmail, Google Drive en Google Foto's. Als die vol is, ontvangt Gmail geen nieuwe berichten en krijgen afzenders een foutmelding. Met een paar zoekopdrachten en het leegmaken van de “Prullenbak” is de ruimte meestal snel weer vrij.

Wat telt mee voor de 15 GB?

Bij elk gratis Google-account hoort 15 GB opslag, die Gmail, Google Drive en Google Foto's met elkaar delen. Het kan dus gebeuren dat Gmail nauwelijks wordt gebruikt en de opslag toch vol is, omdat de foto's van de telefoon of een oude Drive-map de ruimte innemen. Daarom is het verstandig het opruimen altijd te beginnen met een blik op de verdeling van de opslag.

• Gmail: alle berichten en bijlagen, ook de inhoud van de mappen “Spam” en “Prullenbak”.
• Google Drive: geüploade bestanden (pdf, afbeelding, video, archief) en de Documenten-, Spreadsheets- en Presentaties-bestanden die na 1 juni 2021 zijn gemaakt of bewerkt.
• Google Foto's: foto's en video's in oorspronkelijke kwaliteit, en ook die na 1 juni 2021 in de kwaliteit “Opslagbesparing” zijn opgeslagen.
• Back-ups van de telefoon: op Android tellen de back-up van sms'jes, de gesprekslijst, de instellingen en de appgegevens mee, en ook de WhatsApp-back-up.
• Telt niet mee: bestanden die anderen hebben gedeeld (“Gedeeld met mij”) tellen mee voor de opslag van de eigenaar, niet van degene die ze bekijkt, totdat iemand er een eigen kopie van maakt.

Waar is te zien hoeveel ruimte er nog is?

1. Op de computer toont one.google.com/storage de gebruikte ruimte per dienst (Gmail, Drive, Foto's).
2. In Gmail op het web staat onderaan het linkermenu ook een korte weergave van de gebruikte opslag; een klik daarop opent dezelfde overzichtspagina.
3. Op de telefoon leidt in de Gmail-, Drive- of Foto's-app het menu-item voor het beheren of vrijmaken van opslag naar dezelfde plek.
4. De overzichtspagina geeft ook suggesties: zo worden grote bestanden, verwijderde items en overbodige back-ups elk in een aparte groep getoond.

Grote berichten en bijlagen vinden

In Gmail helpen een paar zoekopdrachten (operators) de berichten te vinden die de meeste ruimte innemen. De opdrachten worden in het zoekveld getypt en kunnen worden gecombineerd. De meeste ruimte wordt meestal ingenomen door een paar oude berichten met grote bijlagen, niet door de vele kleine berichten.

• has:attachment larger:10M – berichten met bijlagen groter dan 10 MB. Bij weinig resultaten kan de grens omlaag, bijvoorbeeld larger:5M.
• older_than:2y has:attachment – berichten met bijlagen die ouder zijn dan twee jaar.
• filename:pdf larger:5M – pdf-bijlagen groter dan 5 MB; na filename: kan ook een andere extensie staan, bijvoorbeeld mp4 of zip.
• from:[email protected] – alle berichten van één afzender, bijvoorbeeld van een kennis die regelmatig grote bestanden stuurt, of van een nieuwsbrief.
• category:promotions older_than:1y – berichten op het tabblad “Reclame” die ouder zijn dan een jaar en zelden nog nodig zijn.
• Met het selectievakje boven de lijst met resultaten worden alle resultaten geselecteerd; bij meerdere pagina's biedt Gmail ook aan alle overeenkomende berichten te selecteren.

Verwijderen, stap voor stap

Definitief verwijderde berichten zijn niet terug te halen. Als een bijlage later nog nodig kan zijn, is het verstandig die eerst naar de computer te downloaden.

1. Na het zoeken de te verwijderen berichten selecteren met het selectievakje vooraan de regel.
2. Boven de lijst op het pictogram “Verwijderen” (prullenbak) klikken. De berichten gaan dan naar de map “Prullenbak”, waar ze nog 30 dagen te herstellen zijn, maar ook nog ruimte innemen.
3. In het linkermenu de map “Prullenbak” openen (als die niet zichtbaar is, staat hij onder “Meer”) en met de optie “Prullenbak nu leegmaken” bovenaan de lijst de inhoud definitief verwijderen.
4. Het is verstandig ook de map “Spam” op dezelfde manier leeg te maken. Gmail doet dat na 30 dagen ook zelf, maar bij volle opslag is wachten niet verstandig.
5. Als de opslag na een half uur nog vol lijkt, is dat nog geen fout: na het verwijderen van een grote hoeveelheid kan het 48–72 uur duren voordat de weergave is bijgewerkt.

Als niet Gmail de ruimte inneemt

Als op de overzichtspagina Drive of Foto's het grootste aandeel heeft, heeft opruimen in Gmail weinig zin. Dan zijn deze plekken het nalopen waard:

• Drive: het onderdeel “Opslag” in het linkermenu toont de bestanden gesorteerd op grootte, de grootste eerst. Verwijderde bestanden gaan naar de eigen prullenbak van Drive, die ook moet worden leeggemaakt.
• Foto's: video's nemen de meeste ruimte in. De Foto's-app heeft een eigen prullenbak; verwijderen maakt pas ruimte vrij als die is leeggemaakt.
• Back-ups: in het onderdeel “Back-ups” van de overzichtspagina kunnen nog back-ups staan van oude telefoons die niet meer worden gebruikt; die kunnen worden verwijderd.
• Appgegevens: in de instellingen van Drive is bij “Apps beheren” te zien welke externe apps verborgen gegevens in het account opslaan.

Wat gebeurt er als de opslag vol is?

Berichten die door volle opslag zijn teruggestuurd, komen ook na het vrijmaken van ruimte niet vanzelf binnen: de afzender moet ze opnieuw versturen. Als een verwacht bericht om een andere reden ontbreekt, helpt het artikel Geen e-mail ontvangen in Gmail de andere mogelijke oorzaken na te lopen.

Meer opslag kopen

Als er na het opruimen nog steeds te weinig ruimte is, kan de opslag worden uitgebreid met een Google One-abonnement; de grotere ruimte wordt op dezelfde manier gedeeld door Gmail, Drive en Foto's. De grootte en prijs van de abonnementen kunnen per land verschillen, en het abonnement is altijd op te zeggen. Na het opzeggen gaat het account terug naar de limiet van 15 GB: als de opgeslagen gegevens meer innemen, gelden weer de regels voor volle opslag.

Tips om te voorkomen dat de opslag weer volloopt

• Een groot bestand is beter als Drive-link te versturen dan als bijlage; zo neemt het bestand maar één keer ruimte in, niet in elk verzonden bericht apart.
• Het is verstandig zich af te melden voor nieuwsbrieven die al lang niet meer worden gelezen; bovenaan het bericht biedt Gmail vaak een aparte afmeldoptie.
• Het is verstandig eens per jaar de zoekopdracht has:attachment larger:10M uit te voeren.
• In Foto's neemt de kwaliteit “Opslagbesparing” minder ruimte in dan de oorspronkelijke kwaliteit.
• Als ook iemand anders het account gebruikt (bijvoorbeeld op een tablet van het gezin), is het verstandig te controleren of niet ook een ander apparaat automatisch een back-up hierheen maakt.