Giải phóng bộ nhớ Gmail khi đã đầy

Gmail không có bộ nhớ riêng: 15 GB miễn phí được dùng chung cho Gmail, Google Drive và Google Photos. Khi bộ nhớ đầy, Gmail không nhận thư mới và người gửi nhận được thông báo lỗi. Thường có thể nhanh chóng giải phóng dung lượng bằng vài lệnh tìm kiếm và dọn sạch “Thùng rác”.

Những gì được tính vào 15 GB?

Mỗi Tài khoản Google miễn phí có 15 GB bộ nhớ, dùng chung cho Gmail, Google Drive và Google Photos. Vì vậy có trường hợp Gmail hầu như không dùng mà bộ nhớ vẫn đầy, do ảnh từ điện thoại hoặc một thư mục Drive cũ chiếm chỗ. Bởi thế, nên luôn bắt đầu dọn dẹp bằng việc xem bộ nhớ được phân bổ thế nào.

• Gmail: mọi thư và tệp đính kèm, kể cả nội dung thư mục “Thư rác” và “Thùng rác”.
• Google Drive: các tệp đã tải lên (PDF, hình ảnh, video, tệp nén), cùng các tệp Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày được tạo hoặc chỉnh sửa sau ngày 1/6/2021.
• Google Photos: ảnh và video sao lưu ở chất lượng gốc, và cả những ảnh, video sao lưu ở chất lượng “Tiết kiệm bộ nhớ” sau ngày 1/6/2021.
• Bản sao lưu điện thoại: trên Android, bản sao lưu tin nhắn SMS, nhật ký cuộc gọi, cài đặt và dữ liệu ứng dụng, cũng như bản sao lưu WhatsApp, đều được tính vào đây.
• Không được tính: tệp do người khác chia sẻ (“Được chia sẻ với tôi”) chiếm bộ nhớ của chủ sở hữu, không phải của người xem, cho đến khi người xem tạo bản sao riêng.

Xem còn bao nhiêu dung lượng ở đâu?

1. Trên máy tính, trang one.google.com/storage cho thấy dung lượng đã dùng theo từng dịch vụ (Gmail, Drive, Photos).
2. Trên Gmail bản web, ở cuối menu bên trái cũng có một dòng ngắn cho biết dung lượng đã dùng; bấm vào đó sẽ mở cùng trang tổng quan này.
3. Trên điện thoại, trong ứng dụng Gmail, Drive hoặc Photos, mục menu dùng để quản lý hoặc giải phóng bộ nhớ cũng dẫn tới đây.
4. Trang tổng quan còn đưa ra gợi ý: ví dụ hiển thị riêng từng nhóm tệp lớn, mục đã xóa và bản sao lưu không cần thiết.

Tìm thư và tệp đính kèm dung lượng lớn

Trong Gmail, một vài lệnh tìm kiếm (toán tử) giúp tìm những thư chiếm nhiều dung lượng nhất. Các lệnh được gõ vào ô tìm kiếm và có thể kết hợp với nhau. Phần lớn dung lượng thường do một vài thư cũ có tệp đính kèm lớn chiếm, chứ không phải do nhiều thư nhỏ.

• has:attachment larger:10M – thư có tệp đính kèm lớn hơn 10 MB. Nếu có ít kết quả, có thể hạ ngưỡng, ví dụ larger:5M.
• older_than:2y has:attachment – thư có tệp đính kèm cũ hơn hai năm.
• filename:pdf larger:5M – tệp PDF đính kèm lớn hơn 5 MB; sau filename: có thể ghi đuôi tệp khác, ví dụ mp4 hoặc zip.
• from:[email protected] – toàn bộ thư của một người gửi, ví dụ một người quen thường gửi tệp lớn hoặc một bản tin.
• category:promotions older_than:1y – thư trong tab “Quảng cáo” cũ hơn một năm, thường hiếm khi còn cần.
• Ô đánh dấu ở đầu danh sách kết quả giúp chọn tất cả; nếu kết quả dài nhiều trang, Gmail còn đề nghị chọn tất cả các thư khớp với tìm kiếm.

Xóa từng bước

Thư đã xóa vĩnh viễn không thể lấy lại. Nếu sau này có thể còn cần một tệp đính kèm, nên tải tệp đó về máy tính trước.

1. Sau khi tìm kiếm, đánh dấu những thư cần xóa bằng ô đánh dấu ở đầu mỗi dòng.
2. Bấm biểu tượng “Xoá” (thùng rác) phía trên danh sách. Thư sẽ chuyển vào thư mục “Thùng rác”, tại đó vẫn khôi phục được trong 30 ngày, nhưng vẫn chiếm dung lượng.
3. Trong menu bên trái, mở thư mục “Thùng rác” (nếu không thấy, thư mục nằm trong mục “Thêm”), rồi dùng tùy chọn “Dọn sạch thùng rác ngay” ở đầu danh sách để xóa vĩnh viễn nội dung.
4. Nên dọn sạch cả thư mục “Thư rác” theo cách tương tự. Gmail tự làm việc này sau 30 ngày, nhưng khi bộ nhớ đã đầy thì không nên chờ.
5. Nếu sau nửa tiếng bộ nhớ vẫn báo đầy, đó chưa phải là lỗi: sau khi xóa lượng lớn, có thể mất tối đa từ 48 đến 72 giờ để thông tin được cập nhật.

Khi không phải Gmail chiếm dung lượng

Nếu trên trang tổng quan, Drive hoặc Photos chiếm phần lớn nhất, việc dọn Gmail sẽ không giúp được nhiều. Khi đó nên xem lại:

• Drive: mục “Bộ nhớ” trong menu bên trái liệt kê các tệp theo kích thước, từ lớn nhất. Tệp đã xóa được chuyển vào thùng rác riêng của Drive, cũng cần dọn sạch.
• Photos: video chiếm nhiều chỗ nhất. Ứng dụng Photos có thùng rác riêng, việc xóa chỉ giải phóng dung lượng sau khi dọn sạch thùng rác đó.
• Bản sao lưu: trong phần “Bản sao lưu” của trang tổng quan có thể còn bản sao lưu của các điện thoại cũ không còn dùng; có thể xóa những bản này.
• Dữ liệu ứng dụng: trong cài đặt Drive, mục “Quản lý ứng dụng” cho biết những ứng dụng bên ngoài nào đang lưu dữ liệu ẩn trong tài khoản.

Điều gì xảy ra khi bộ nhớ đầy?

Những thư bị trả lại do bộ nhớ đầy sẽ không tự đến sau khi đã giải phóng dung lượng: người gửi phải gửi lại. Nếu một thư đang chờ bị thiếu vì lý do khác, bài Không nhận được thư trong Gmail giúp rà soát các nguyên nhân khác.

Mua thêm bộ nhớ

Nếu sau khi dọn dẹp vẫn thiếu chỗ, có thể mở rộng bộ nhớ bằng gói đăng ký Google One; dung lượng lớn hơn vẫn được dùng chung cho Gmail, Drive và Photos. Dung lượng và giá của các gói có thể khác nhau tùy quốc gia, và có thể hủy gói đăng ký bất cứ lúc nào. Sau khi hủy, tài khoản trở lại hạn mức 15 GB: nếu dữ liệu đang lưu vượt quá mức này, các quy tắc khi bộ nhớ đầy sẽ lại được áp dụng.

Mẹo để bộ nhớ không đầy lại

• Nên gửi tệp lớn dưới dạng đường liên kết Drive thay vì tệp đính kèm; như vậy tệp chỉ chiếm chỗ một lần, chứ không chiếm riêng trong từng thư đã gửi.
• Nên hủy đăng ký các bản tin lâu không đọc; ở đầu thư, Gmail thường có sẵn tùy chọn hủy đăng ký.
• Mỗi năm nên chạy một lần tìm kiếm has:attachment larger:10M.
• Trong Photos, chất lượng “Tiết kiệm bộ nhớ” chiếm ít dung lượng hơn chất lượng gốc.
• Nếu người khác cũng dùng tài khoản (ví dụ trên máy tính bảng của gia đình), nên kiểm tra xem có thiết bị nào khác cũng đang tự động sao lưu vào đây không.