Armazenamento do Gmail cheio: como liberar espaço

O Gmail não tem um espaço separado: os 15 GB gratuitos são divididos entre o Gmail, o Google Drive e o Google Fotos. Quando esse espaço acaba, o Gmail deixa de receber emails, e os remetentes recebem uma mensagem de erro. Com alguns comandos de pesquisa e esvaziando a “Lixeira”, geralmente dá para liberar espaço rapidamente.

O que entra nos 15 GB?

Toda Conta do Google gratuita tem 15 GB de armazenamento, divididos entre o Gmail, o Google Drive e o Google Fotos. Por isso, pode acontecer de o Gmail ser pouco usado e mesmo assim o armazenamento ficar cheio, porque as fotos do celular ou uma pasta antiga do Drive ocupam o espaço. Por isso, a limpeza sempre deve começar pela divisão do armazenamento.

• Gmail: todos os emails e anexos, inclusive o conteúdo das pastas “Spam” e “Lixeira”.
• Google Drive: os arquivos enviados (PDF, imagem, vídeo, arquivos compactados) e os arquivos do Documentos, Planilhas e Apresentações criados ou editados depois de 1º de junho de 2021.
• Google Fotos: as fotos e vídeos com backup na qualidade original e também os salvos na qualidade “Economia de armazenamento” depois de 1º de junho de 2021.
• Backups do celular: no Android, o backup de SMS, histórico de chamadas, configurações e dados de apps, além do backup do WhatsApp, também conta.
• Não entra na conta: arquivos compartilhados por outras pessoas (“Compartilhados comigo”) ocupam o espaço do proprietário, não de quem visualiza, enquanto ninguém fizer uma cópia própria deles.

Onde ver quanto espaço resta?

1. No computador, em one.google.com/storage, aparece o espaço ocupado por serviço (Gmail, Drive, Fotos).
2. No Gmail na web, no fim do menu à esquerda, também aparece um pequeno indicador do armazenamento usado; clicando nele, abre a mesma página de resumo.
3. No celular, nos apps Gmail, Drive ou Fotos, a opção de gerenciar ou liberar armazenamento leva ao mesmo lugar.
4. A página de resumo também traz sugestões: por exemplo, mostra em grupos separados os arquivos grandes, os itens excluídos e os backups desnecessários.

Como encontrar emails e anexos grandes

No Gmail, alguns comandos de pesquisa (operadores) ajudam a encontrar os emails que ocupam mais espaço. Os comandos são digitados na caixa de pesquisa e podem ser combinados. Em geral, o que mais ocupa espaço são alguns emails antigos com anexos grandes, e não muitas mensagens pequenas.

• has:attachment larger:10M – emails com anexos maiores que 10 MB. Se houver poucos resultados, o limite pode ser reduzido, por exemplo, larger:5M.
• older_than:2y has:attachment – emails com anexo com mais de dois anos.
• filename:pdf larger:5M – anexos PDF maiores que 5 MB; depois de filename: dá para usar outras extensões, por exemplo, mp4 ou zip.
• from:[email protected] – todos os emails de um remetente, por exemplo, de um conhecido que costuma mandar arquivos grandes ou de uma newsletter.
• category:promotions older_than:1y – emails da guia “Promoções” com mais de um ano, que raramente ainda são necessários.
• Com a caixa de seleção no topo da lista de resultados, dá para selecionar todos os resultados; se houver várias páginas, o Gmail também oferece selecionar todas as conversas que correspondem à pesquisa.

Exclusão passo a passo

Os emails excluídos definitivamente não podem ser recuperados. Se um anexo puder ser necessário depois, convém baixá-lo antes para o computador.

1. Depois da pesquisa, selecionar os emails a excluir com a caixa de seleção no início da linha.
2. Acima da lista, clicar no ícone “Excluir” (lixeira). Os emails vão para a pasta “Lixeira”, onde ainda podem ser restaurados por 30 dias, mas continuam ocupando espaço.
3. No menu à esquerda, abrir a pasta “Lixeira” (se não aparecer, fica em “Mais”) e, com a opção “Esvaziar lixeira agora”, no topo da lista, excluir o conteúdo definitivamente.
4. Da mesma forma, convém esvaziar a pasta “Spam”. O Gmail faz isso sozinho depois de 30 dias, mas com o armazenamento cheio não vale a pena esperar.
5. Se depois de meia hora o armazenamento ainda aparecer cheio, isso ainda não é erro: depois de excluir uma grande quantidade, pode levar de 48 a 72 horas até o indicador ser atualizado.

Quando não é o Gmail que ocupa o espaço

Se na página de resumo o Drive ou o Fotos tiverem a maior parte, não adianta limpar o Gmail. Nesse caso, convém revisar estes itens:

• Drive: o item “Armazenamento” do menu à esquerda lista os arquivos por tamanho, do maior para o menor. Os arquivos excluídos vão para a lixeira do próprio Drive, que também precisa ser esvaziada.
• Fotos: os vídeos são o que mais ocupa espaço. O app Fotos tem lixeira própria, e a exclusão só libera espaço depois que ela é esvaziada.
• Backups: na parte “Backups” da página de resumo podem ficar backups de celulares antigos que não são mais usados; eles podem ser excluídos.
• Dados de apps: nas configurações do Drive, em “Gerenciar aplicativos”, dá para ver quais apps externos guardam dados ocultos na conta.

O que acontece quando o armazenamento fica cheio?

Os emails devolvidos por causa do armazenamento cheio não chegam sozinhos depois que o espaço é liberado: o remetente precisa enviá-los de novo. Se um email esperado estiver faltando por outro motivo, o artigo Emails não chegam no Gmail ajuda a revisar as outras causas possíveis.

Como comprar mais armazenamento

Se mesmo depois da limpeza faltar espaço, o armazenamento pode ser ampliado com uma assinatura do Google One; o espaço maior continua sendo dividido entre o Gmail, o Drive e o Fotos. O tamanho e o preço dos planos podem variar de país para país, e a assinatura pode ser cancelada a qualquer momento. Depois do cancelamento, a conta volta ao limite de 15 GB: se os dados guardados ocuparem mais que isso, voltam a valer as regras do armazenamento cheio.

Dicas para não encher de novo

• Arquivos grandes podem ser enviados como link do Drive em vez de anexo; assim o arquivo ocupa espaço uma só vez, e não em cada email enviado.
• Convém cancelar a inscrição em newsletters que não são mais lidas; no topo do email, o Gmail muitas vezes oferece uma opção própria para isso.
• Uma vez por ano, vale fazer a pesquisa has:attachment larger:10M.
• No Fotos, a qualidade “Economia de armazenamento” ocupa menos espaço que a qualidade original.
• Se outra pessoa também usa a conta (por exemplo, num tablet da família), convém conferir se outro dispositivo não está fazendo backup automático nela.