Сховище Gmail заповнене: як звільнити місце

Gmail не має окремого сховища: безплатні 15 ГБ розподіляються між Gmail, Google Диском і Google Фото. Якщо місце закінчується, Gmail не приймає нових листів, а відправники отримують повідомлення про помилку. Місце зазвичай можна швидко звільнити кількома пошуковими командами й очищенням «Кошика».

Що враховується в 15 ГБ?

Кожен безплатний обліковий запис Google має 15 ГБ сховища, яке спільно використовують Gmail, Google Диск і Google Фото. Тож буває, що Gmail майже не використовується, а сховище все одно заповнене, бо місце займають фото з телефона чи стара папка на Диску. Тому прибирання завжди варто починати з перегляду того, як розподілено сховище.

• Gmail: усі листи й вкладення, зокрема вміст папок «Спам» і «Кошик».
• Google Диск: завантажені файли (PDF, зображення, відео, архіви), а також файли Документів, Таблиць і Презентацій, створені чи змінені після 1 червня 2021 року.
• Google Фото: фото й відео, збережені в початковій якості, а також ті, що збережено в якості «Заощадження пам’яті» після 1 червня 2021 року.
• Резервні копії телефона: на Android сюди враховуються резервні копії SMS, журналу викликів, налаштувань і даних застосунків, а також резервна копія WhatsApp.
• Не враховується: файли, до яких іншим надано доступ («Доступні мені»), займають сховище власника, а не того, хто їх переглядає, доки хтось не створить власну копію.

Де видно, скільки місця залишилося?

1. На комп’ютері на сторінці one.google.com/storage видно зайняте місце за сервісами (Gmail, Диск, Фото).
2. У вебверсії Gmail унизу лівого меню також показано короткий індикатор використаного сховища; якщо його натиснути, відкриється та сама оглядова сторінка.
3. На телефоні туди ж веде пункт меню для керування сховищем або звільнення місця в застосунку Gmail, Диск чи Фото.
4. Оглядова сторінка також дає поради: наприклад, окремими групами показує великі файли, видалені елементи й непотрібні резервні копії.

Пошук великих листів і вкладень

У Gmail кілька пошукових команд (операторів) допомагають знайти листи, які займають найбільше місця. Команди вводяться в поле пошуку, і їх можна поєднувати. Найбільше місця зазвичай займають кілька старих листів із великими вкладеннями, а не безліч дрібних повідомлень.

• has:attachment larger:10M — листи з вкладеннями понад 10 МБ. Якщо результатів мало, поріг можна знизити, наприклад до larger:5M.
• older_than:2y has:attachment — листи з вкладеннями, старші за два роки.
• filename:pdf larger:5M — PDF-вкладення понад 5 МБ; після filename: можна вказати й інше розширення, наприклад mp4 чи zip.
• from:[email protected] — усі листи певного відправника, наприклад знайомого, який регулярно надсилає великі файли, або розсилки.
• category:promotions older_than:1y — листи з вкладки «Промоакції», старші за рік, які рідко ще бувають потрібні.
• Прапорцем угорі списку результатів можна вибрати всі результати; якщо результатів на кілька сторінок, Gmail також запропонує вибрати всі відповідні листи.

Видалення крок за кроком

Остаточно видалені листи неможливо повернути. Якщо вкладення може знадобитися пізніше, його варто заздалегідь завантажити на комп’ютер.

1. Після пошуку вибрати листи, які потрібно видалити, прапорцем на початку рядка.
2. Натиснути над списком значок «Видалити» (кошик). Листи переміщуються до папки «Кошик», де їх ще 30 днів можна відновити, але вони й далі займають місце.
3. У лівому меню відкрити папку «Кошик» (якщо її не видно, вона в розділі «Більше») і остаточно видалити її вміст за допомогою пункту «Очистити кошик зараз» угорі списку.
4. Так само варто очистити папку «Спам». Gmail робить це автоматично через 30 днів, але коли сховище заповнене, чекати не варто.
5. Якщо сховище й через пів години здається заповненим, це ще не помилка: після видалення великого обсягу може знадобитися до 48–72 годин, доки індикатор оновиться.

Якщо місце займає не Gmail

Якщо на оглядовій сторінці найбільшу частку займає Диск або Фото, прибирання в Gmail не допоможе. Тоді варто переглянути таке:

• Диск: пункт «Сховище» в лівому меню показує файли за розміром, починаючи з найбільшого. Видалені файли потрапляють у власний кошик Диска, який теж потрібно очистити.
• Фото: найбільше місця займають відео. Застосунок Фото має власний кошик, і видалення звільняє місце лише після його очищення.
• Резервні копії: у розділі «Резервні копії» оглядової сторінки можуть залишатися копії старих телефонів, якими вже не користуються; їх можна видалити.
• Дані застосунків: у налаштуваннях Диска в пункті «Керувати додатками» видно, які сторонні застосунки зберігають приховані дані в обліковому записі.

Що стається, коли сховище заповнене?

Листи, повернуті через заповнене сховище, не надійдуть самі навіть після звільнення місця: відправнику доведеться надіслати їх знову. Якщо очікуваного листа немає з іншої причини, стаття Листи не надходять у Gmail: причини та рішення допоможе перевірити інші можливі причини.

Придбання додаткового сховища

Якщо й після прибирання місця замало, сховище можна розширити з підпискою Google One; більший обсяг так само розподіляється між Gmail, Диском і Фото. Розмір і ціна тарифів можуть відрізнятися залежно від країни, а підписку можна будь-коли скасувати. Після скасування обліковий запис повертається до ліміту 15 ГБ: якщо збережені дані займають більше, знову діють правила заповненого сховища.

Поради, щоб сховище не заповнилося знову

• Великий файл варто надсилати як посилання на Диск, а не як вкладення; так файл займає місце лише раз, а не окремо в кожному надісланому листі.
• Від розсилок, які давно не читаються, варто відписатися; угорі листа Gmail часто пропонує окрему можливість відписатися.
• Раз на рік варто виконувати пошук has:attachment larger:10M.
• У Фото якість «Заощадження пам’яті» займає менше місця, ніж початкова якість.
• Якщо обліковим записом користується ще хтось (наприклад, на сімейному планшеті), варто перевірити, чи не зберігає сюди автоматично резервні копії ще один пристрій.